Ieder bedrijf wil gestelde KPI’s kunnen volgen en direct het effect kunnen meten van genomen beslissingen. Proces Mining is hiervoor uitermate geschikt, omdat met deze techniek bedrijfsprocessen visueel worden gemaakt, besluitvorming datagedreven wordt en resultaten kunnen worden gevolgd. Maar waar begin je? Wie heb je nodig? Heb je een Data Scientist nodig? Geen zorgen, wij nemen je mee door de drie fases van Process Mining:
- Toepasbaarheid: Probleem, beschikbaarheid data en bronnen
- Data en ontdekking: modelleren procesflow, valideren en grasduinen
- Vooruitgang: Interpretatie vertalen naar verbeteringen, implementeren verbetering en KPI’s
Toepasbaarheid
- Begin de eerste keer met een duidelijk probleem of proces. Het is niet nodig om direct al je bedrijfsprocessen te koppelen aan een Process Mining tool. Pak één proces waar je graag kritisch naar zou willen kijken.
- Betrek de juiste mensen uit je organisatie of buitenaf. Zorg voor een stakeholder die heil ziet in Process Mining, een proces eigenaar en capaciteit bij je IT-afdeling voor de connectie en het moduleren.
- Controleer de data op de aanwezigheid van eventlogs, beschrijving van activiteit en uniek ID. Deze drie voorwaardes zijn nodig om je proces goed te kunnen volgen. Bij het koppelen van meerdere bronnen is een unieke sleutel vereist. De koppelingen worden in een latere fase gemoduleerd.
- Zorg ervoor dat de Process Mining software bij de data kan. Dit kan door middel van een realtime verbinding of een incrementele verlading. Vaak kun je daarbij kiezen tussen een cloud of on premise oplossing.
- Stel realistische verwachtingen op basis van de beschikbare data en de omvang van het probleem.
Data en ontdekking
- In deze fase wordt het proces gevormd. Je werkt het procesmodel uit door alle events herkenbaar te maken. Zodra alle events gemodelleerd zijn kan de Process Mining software de data ophalen en verwerken.
- Afhankelijk van de software die je gebruikt worden er in een fractie van een seconde automatisch de eerste inzichten gecreëerd. Doorsnedes in tijd en alle mogelijke flows in het proces worden inzichtelijk. Valideer wat je ziet door te grasduinen door de data en cases na te lopen in de backend systemen.
- Speel met de verschillende doorsnedes en zoom in op je proces, laat je verbazen over de eerste inzichten. De eerste inefficiëntie en lange doorlooptijden worden direct zichtbaar.
Vooruitgang
Het schatgraven kan beginnen. Analyseer op attribuut- en caseniveau de verschillende doorsnede zoals tijd, aantallen en zoom in op de procesflow. Bedenk welke inzichten je nog meer zou willen hebben en stel zelf de voorwaardes in.
Interpreteer de inzichten en vertaal deze naar verbeteringen. Werk je procesverbeteringen uit en implementeer de verbeteringen. Verkort de doorlooptijd en haal de inefficiënties uit je proces. Process Mining is daarmee een mooie aanvulling op de analyse fase in Lean Six Sigma.
Afhankelijk van de software die je gebruikt heb je de mogelijkheid zelf dashboards te creëren. Stel KPI’s vast en creëer een dashboard om je verbeteringen te volgen.
Als de data op orde is samen met de juiste mensen kun je binnen een dag de eerste resultaten inzichtelijk hebben!
