Recent hebben we bij ICE Utility Professionals veel aandacht besteed aan de kracht van data. Vooral vanuit het perspectief van Data Science zijn er spannende ontwikkelingen waar de hele industrie van kan profiteren. Maar data gaat verder; deze kennis kan specifiek worden ingezet. Door te focussen op de data van een specifieke keten of zelfs één enkel proces, kunnen we ontdekken hoe goed dit werkt, waar problemen zitten en waar ruimte voor procesverbetering is.
Wat is Data Analytics?
Data Analytics omvat een diepgaande manier van werken, waarbij analyses worden uitgevoerd om knelpunten te identificeren en aanbevelingen te doen voor het verbeteren van werkwijzen en strategieën. Dit gebeurt door operationele kennis te koppelen aan datagedreven inzichten en processen doelgericht te analyseren.
Hoewel dit een logische aanpak lijkt voor procesverbetering, blijkt het in de praktijk vaak een uitdaging voor bedrijven. In complexe processen, waar veel gespecialiseerde kennis bij komt kijken, is het moeilijk om deze aanpak volledig te implementeren. Vaak werken medewerkers op manieren die voor hen vertrouwd zijn en worden problemen niet altijd herkend. Processen maken in de loop der jaren organische groei door en werken daardoor vaak niet meer optimaal. Hier komt de expertise van onze Utility Professionals zoals Stefan Griens in beeld.
Zijn benadering van procesverbetering
In zijn benadering van procesverbetering legt Stefan de nadruk op de 3 S-en: structureren, standaardiseren en stakeholders meenemen. Deze benadering weerspiegelt zijn visie op efficiëntie, waarbij hij gelooft dat deze principes kunnen helpen bij het identificeren van knelpunten en het voorstellen van verbeteringen in processen door middel van data-analyse
.
- Structureren
- Standaardiseren
- Stakeholders meenemen
We zullen deze drie punten van Stefan verder uitwerken, ze illustreren met praktijkvoorbeelden en de impact ervan laten zien.
Structureren
Er zit veel kracht in data; je kunt de kern van het probleem ontdekken als je de data begrijpt. Maar vaak is data complex en niet eenduidig. Daarom is het belangrijk om de data te analyseren en te structureren om problemen en trends te identificeren. Dit kost tijd aan het begin, maar zorgt op lange termijn voor overzicht en duidelijkheid.
Stefan Griens, een van onze Proces Specialisten in het vakdomein Data & Analytics, deelt een treffend voorbeeld uit zijn tijd bij een meetbedrijf:
“Bij een meetbedrijf kreeg ik de opdracht om verbruikscorrecties aan te pakken, een bijzonder complexe werkstroom met aanzienlijke financiële implicaties. De voorraad correcties was opgelopen tot 840 stuks, met slechts één medewerker om deze immense taak te volbrengen. Door een grondige data-analyse en categorisatie, ontdekte ik dat meer dan de helft van de voorraad werd veroorzaakt door slechts drie specifieke oorzaken. Deze inzichten stelden ons in staat om gerichte maatregelen te nemen, waardoor we de efficiëntie van het verwerkingsproces aanzienlijk konden verbeteren en de voorraad drastisch konden reduceren.”
Het structureren van data helpt niet alleen om de huidige stand van zaken te begrijpen, maar ook om een solide basis te leggen voor verdere procesverbeteringen. Het maakt het mogelijk patronen te herkennen en prioriteiten te stellen op basis van gegevens in plaats van aannames. Dit is cruciaal voor het opstellen van een effectieve strategie voor procesoptimalisatie.
Standaardiseren
Met structuur kun je gericht kijken naar waar problemen vandaan komen en ze oplossen. Dit ligt in lijn met het Pareto-principe: 20% van de oorzaken zorgt voor 80% van de uitkomsten. Door deze oorzaken te identificeren en te standaardiseren, werk je efficiënter.
Terwijl parallel werd gekeken hoe de correcties te voorkomen, werd aan Stefan gevraagd hoe ze effectiever te verwerken. Hij ontdekte dat dat meer dan de helft van de voorraad werd veroorzaakt door verwerkingsfouten bij het plaatsen en/of aanmelden van de meter. Het betroffen allemaal handmatige fouten, geen fouten met het geautomatiseerde proces.
Stefan:
“Door deze oorzaken te identificeren en aan te pakken, konden we de efficiëntie van het verwerkingsproces aanzienlijk verbeteren en de voorraad drastisch reduceren. Door templates te gebruiken en met IT-ondersteuning veranderingen door te voeren, konden we deze correcties veel sneller verwerken. Dit verminderde de verwerkingstijd van vier uur naar anderhalf uur per ‘standaard’ correctie. “
Door processen te standaardiseren creëert een organisatie een gestructureerde en uniforme werkwijze, die meerdere voordelen biedt. Het bevordert consistentie, waardoor taken voorspelbaar en met betere kwaliteitscontrole worden uitgevoerd. Dit leidt tot verhoogde efficiëntie; herhaalbare taken worden sneller afgehandeld met minder fouten. Om te voorkomen dat medewerkers afwijken van deze standaarden en eigen methoden ontwikkelen, zijn duidelijke richtlijnen, goede training en open communicatie cruciaal. Documentatie moet helder en gemakkelijk toegankelijk zijn, aangevuld met regelmatige feedback en mogelijkheden voor verbetering. Door strikte monitoring en het constructief bespreken van afwijkingen blijft de organisatie trouw aan haar principes van standaardisatie, wat een cultuur van continu verbeteren en efficiëntie bevordert.
Stakeholders meenemen
Veranderingen zijn moeilijk, vooral in afdelingen met specifieke kennis. Data kan helpen om het belang van veranderingen te laten zien. Door positieve resultaten te tonen, kunnen medewerkers worden overtuigd om nieuwe werkwijzen te proberen.
Stefan Griens ziet nog een ander voordeel van de eerder genoemde standaardisatie:
“De standaardisatie van correcties verlaagde de drempel voor medewerkers om deze taken op te pakken. Hierdoor begonnen collega’s zelfstandig correcties te verwerken, wat resulteerde in een sterke vermindering van de voorraad. Het is essentieel dat stakeholders een ondersteunende omgeving creëren. Medewerkers moeten gestimuleerd worden om hun input te geven en nieuwe werkwijzen volledig te begrijpen en te implementeren. Dit kan op korte termijn meer werk opleveren, maar is op de lange termijn voordelig. Dit is cruciaal voor het bevorderen van continue procesverbeteringen en organisatorische groei. Recent sprak ik een oud-collega en inmiddels is de voorraad met 95% gereduceerd, en dus op dagbasis bij te houden. Dat is het resultaat waar je het voor doet.”
Het betrekken van stakeholders bij het proces van verandering is dus essentieel voor succes. Het tonen van tastbare voordelen en het bieden van de juiste ondersteuning helpt om weerstand te verminderen en adoptie te bevorderen. Stakeholders moeten zich gehoord en betrokken voelen, zodat ze de veranderingen niet alleen accepteren, maar actief bijdragen aan het succes ervan.
Succes
We hebben gezien hoe data kan leiden tot procesverbeteringen door structuur te creëren, issues te standaardiseren en stakeholders mee te nemen. Dit zijn enkele handvatten voor procesverbetering in verschillende situaties. Durf te duiken in de data en ontdek de S van succes. Is het toeval dat succes met een S begint? Of is toeval simpelweg het ontbreken van voldoende data om de uitkomst te voorspellen? Met alle data heb je controle en word je niet verrast.
Navigeer datagedreven naar succes.
Navigeer datagedreven naar succes. Onze Data & Analytics Professionals bij ICE Utility Professionals bieden jou het juiste inzicht. Samen creëren we een datalandschap dat jouw organisatie in staat stelt succesvol te zijn. Meer weten hoe? Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie!
